El próximo reto se denomina "abogado remoto". Y la digitalización de oficinas y procedimientos, hacia un entorno digital, es el camino a seguir.
Hasta hace unos meses, a un abogado que manejaba con facilidad la configuración de su teléfono móvil sincronizado con la nube desde la oficina, seminarios web, plataformas de reuniones y otros términos técnicos hasta entonces poco comunes en la jerga jurídica, se le llamaba, entre sus colegas, un friki o un experto en tecnología.
La pandemia de la COVID-19 forzó cambios en el funcionamiento del mundo y en el ámbito jurídico, acelerando un salto tecnológico equivalente a una evolución que ya se venía gestando con mayor intensidad en otros sectores. Ante la falta de definición, surge la pregunta: ¿la transformación digital ha llegado para quedarse y quedará 2020 como un punto de inflexión en la historia del derecho portugués?
La llegada de la pandemia a nuestro país obligó al cierre de las oficinas de muchos despachos de abogados, al igual que en otros sectores profesionales. Algunos se adaptaron fácilmente y adoptaron el teletrabajo, mientras que una parte importante se vio gravemente afectada por el confinamiento y sacudida por un terremoto provocado por un virus que cambió por completo sus rutinas y procedimientos.
Ya sea por la presión de una pandemia o por cualquier otro factor externo que active el turbo tecnológico, ha llegado el momento de abandonar los modelos estáticos y adoptar la eficiencia de las tecnologías remotas en la actividad de defensa de derechos.
Las varias semanas de teletrabajo no pueden considerarse una mera suspensión de la actividad habitual, sino una transición hacia la era de la transformación digital. El gran reto consiste en motivar e involucrar a quienes trabajan en el ámbito jurídico para que se reinventen en su trabajo, y las organizaciones deben saber reconocer y fomentar la agilidad mental necesaria para impulsarlos hacia la nueva fase de intercambio de conocimientos y colaboración.
La crisis sanitaria desató una gran tormenta en la economía: aumento del desempleo y del número de insolvencias individuales y colectivas; contracción de la inversión y disminución del consumo; aumento de los litigios y mayores dificultades para que los clientes (especialmente los particulares y las microempresas y pequeñas empresas) cumplan los plazos de pago; todo lo cual prevé cambios en la facturación de los despachos de abogados, particularmente en las oficinas más pequeñas.
Ahora, en las próximas semanas y meses, la reapertura de los despachos de abogados debe aferrarse al terreno ya conquistado y, además de acelerar, adoptar y transformar: impulsando la tendencia que ya existe en otros sectores, la defensa jurídica —no solo para los grandes despachos, sino también para los pequeños— puede salir de la crisis con un entorno laboral transformado y transformar permanentemente la forma en que se realiza el trabajo jurídico.
Las oficinas pequeñas y medianas incluso tienen una ventaja significativa en este sentido, debido a la agilidad que les confieren sus estructuras menos complejas, lo que les permitirá dar pasos enérgicos con mayor rapidez hacia la transformación digital.
Existe una gran diferencia entre un abogado que trabaja con VPN y videollamadas desde casa y uno que adopta herramientas diseñadas específicamente para la colaboración, que le permiten trabajar con cualquier persona, desde cualquier lugar. Este es el próximo reto: el abogado remoto. Y la digitalización de oficinas y procedimientos, hacia un entorno digital, es el camino que, inevitablemente, la gran mayoría tendrá que seguir para garantizar la eficiencia, reducir los costes administrativos e indirectos, optimizar el tiempo y asegurar precios competitivos por hora a sus clientes.
Si bien, por un lado, los contactos directos con los clientes prácticamente han desaparecido en los últimos meses, el abogado remoto le permitirá estar más cerca de sus clientes siempre que sea necesario, sin sentir la necesidad de volver a la “base” para completar informes, consultar interminables carpetas de papel o entregar justificantes de gastos.
El archivo digital es fruto del esfuerzo de todos sus colaboradores, accesibles con un clic o una aplicación móvil. Además, se refuerza la seguridad, ya que la colección documental de la oficina se aloja ahora en la nube, en una infraestructura con seguridad y resistencia superiores, a salvo de los percances más graves que pueden afectar a cualquier instalación física.
Aunque muchas oficinas todavía valoran el contacto visual diario en su cultura organizacional, lo cierto es que, en los últimos años y, particularmente, en otras latitudes, la facilidad de poder trabajar fuera del escenario habitual de la secretaria de oficina ha sido buscada por los abogados, especialmente por la generación millennial, que buscan mayor flexibilidad y maximizar su tiempo.
En el caso de un equipo con varios abogados que trabajan a distancia, corresponde a la organización promover políticas de Recursos Humanos para fortalecer el espíritu de equipo y garantizar la gestión del cambio, ya que no todos tienen el mismo nivel de familiaridad con la tecnología.
Para el ejercicio eficaz de la abogacía, la tecnología ya está aquí: los canales de comunicación con los clientes serán múltiples y esencialmente digitales. Las videoconferencias han llegado para quedarse. Se podrá acceder en tiempo real a la información de los proyectos tanto para clientes como para empleados. Si bien aumentarán las horas frente a la pantalla, se ganará en agilidad y productividad. Los documentos en línea y la formación a distancia se convertirán en la nueva rutina diaria en las oficinas, reduciendo el tiempo y los gastos de desplazamiento.
Los resultados dependerán de la capacidad de la organización, ya sea pequeña o grande, y estarán determinados por la motivación, la agilidad, la infraestructura, el conocimiento digital y las herramientas de colaboración.
Carlos Vaz de Oliveira
(25 de junio de 2020). La “nueva normalidad” en la defensa de derechos implica un mayor uso de la tecnología. Consultado el 25 de junio de 2020 en: https://jornaleconomico.sapo.pt/en/noticias/o-novo-normal-na-advocacia-passa-por-mais-tecnologia-605075