Los abogados deben interesarse por la tecnología porque forma parte de la realidad, la realidad de sus clientes y de los negocios en los que participan.
El lema optimista «¡Si la vida te da limones, haz limonada!» ha alcanzado una nueva dimensión. En todo el mundo, abogados, juristas, profesores de derecho, consultores tecnológicos, directivos y economistas de despachos jurídicos asisten a seminarios web, participan en foros de debate en línea, crean jornadas temáticas a través de YouTube y organizan cumbres virtuales. ¿El tema más comentado? La transformación digital. El futuro es digital: ¿cómo prepararse? ¿Qué hacer?
La oportunidad es real, pero muchos replicarán que no tienen el presupuesto para implementar la innovación. Los bufetes de abogados deben cambiar su enfoque ante este tema. Se trata de la cuarta revolución industrial, y no va a desaparecer; de hecho, se acelerará. Por eso, nadie puede quedarse atrás. Los ganadores serán los más creativos y ágiles, que gestionen la transformación digital con precisión y logren más con presupuestos desorbitados.
El objetivo es interactuar con los aspectos del negocio de los abogados que permitan rentabilizar la inversión realizada lo antes posible. ¿Cómo interactuar? Para identificar, detectar vulnerabilidades, implementar, supervisar y evaluar. Y luego comenzar de nuevo con otro aspecto, otro proceso del negocio: hoy con el registro de tiempo; mañana con la centralización de la información; después con la gestión del conocimiento y los borradores. ¿El tema más comentado? La transformación digital. El futuro es digital: ¿cómo prepararse, qué hacer?
El objetivo es interactuar con aquellos aspectos del negocio de los abogados que permitan rentabilizar la inversión realizada lo antes posible. ¿Cómo interactuar? Para identificar y detectar vulnerabilidades, implementar, supervisar y evaluar. Y luego comenzar de nuevo con otro aspecto, otro proceso del negocio: hoy con el registro de tiempo; mañana con la centralización de la información; después con los borradores y la consolidación del conocimiento, por ejemplo. Un enfoque gradual hacia una transformación que ya no es una opción, sino una necesidad imperiosa.
¿Por dónde empezar? Con un sistema de gestión de despachos jurídicos que aumente la productividad, ya que influye en todo, desde la satisfacción del cliente hasta los beneficios. Con tantas opciones en el mercado, ¿cuáles son realmente importantes? ¿Qué herramientas debería tener un abogado a mano durante su jornada laboral?
En primer lugar, el control del tiempo. Todo bufete de abogados exitoso debe contar con procedimientos y una herramienta para registrar los tiempos de producción; sí, tiempos de producción como los que se registran en una fábrica, laboratorio o destilería. Sin un control eficaz del tiempo, un administrador no puede determinar cuánto tiempo se dedica a las tareas realizadas, lo cual es fundamental para maximizar la productividad. Con el software adecuado, los bufetes no pierden ni un minuto, ya que los abogados pueden optimizar el registro de su tiempo.
El control del tiempo es fundamental, pero si no se cuenta con una herramienta de facturación integrada, la productividad de los distintos recursos se ve comprometida. Con el software adecuado, se pueden definir flujos de aprobación, emitir facturas directamente desde la hoja de honorarios generada automáticamente a partir de los registros de tiempo, realizar facturación por lotes y/o electrónicamente, programar la emisión de facturas, definir estrategias de control de cobros y garantizar la estabilidad de la tesorería.
La productividad y la accesibilidad van de la mano. Ya sea por movilidad o por la necesidad de que equipos enteros trabajen desde casa, el almacenamiento en la nube, a través de un servicio confiable, es la solución ideal para garantizar un acceso fácil y rápido. La mejor opción es aquella que permite al abogado no tener que preocuparse por dónde se almacenan los archivos y documentos que necesita en su teléfono móvil. Un abogado no quiere preocuparse por lo que necesitará al final del día para realizar su tarea. Este alto nivel de accesibilidad contribuye a mejorar la productividad de todos los miembros de la oficina.
Siempre enfocados en la productividad, un buen sistema de gestión de procesos debe permitir a la oficina iniciar un proceso de automatización, identificando tareas repetitivas y asegurando su ejecución con mínima intervención manual, evitando errores y olvidos. Esto se logra cuando, al registrar una tarea, el sistema muestra una solicitud de documentación al usuario y presenta una lista de actividades a realizar en ese contexto; o, al acercarse el vencimiento de un plazo crítico, alerta sobre los elementos que garantizan la redundancia; o completa automáticamente los campos del destinatario y el asunto al redactar una carta a un cliente dentro del proceso virtual.
En la era digital, un sistema es tan valioso por sus herramientas como por la posibilidad que ofrece a sus usuarios de acceder a otras opciones de software mediante la integración. Recopilar información en una única plataforma o sincronizarla con datos de otros programas son funciones esenciales que ahorran tiempo y reducen los tiempos de espera dentro de un equipo, entre equipos y entre la organización y los clientes, lo que permite fomentar un ambiente de productividad con mínimo esfuerzo.
Lo ideal es que el sistema adoptado pueda integrarse con plataformas como Microsoft 365, Dropbox o el sitio web de Office y que sea posible reunir en un solo lugar, accesible desde cualquier dispositivo, todas las notas que se tomaron en una reunión con un cliente determinado, los archivos que integran ese asunto y los documentos escaneados, el calendario de reuniones y los correos electrónicos intercambiados.
La guinda del pastel la llevan los directivos del bufete. Dado que productividad y rentabilidad son inseparables, un sistema de gestión para un bufete debe ser capaz de medir, analizar y evaluar. En esencia, diagnosticar la salud del negocio para planificar y definir una estrategia. Las funciones de reporte son esenciales y permiten a los líderes determinar dónde concentrar recursos y esfuerzos, cuáles son las áreas de actividad más rentables y cuánto tiempo, en promedio, es posible satisfacer al cliente con un objetivo determinado.
A falta de herramientas perfectas, un sistema que reúna estas características será una buena arma. La historia nos ha demostrado que las crisis se presentan en oleadas, de modo que tras una fase de recesión, siempre habrá una fase de crecimiento. Quienes sepan actuar estratégicamente ahora y adoptar las mejores herramientas prosperarán considerablemente.
Una última reflexión: no hay mejor arma que la gente. Ningún sistema sobrevive sin la adopción de la ciudadanía, y la gente es siempre el motor del verdadero cambio. Los abogados deben interesarse por la tecnología porque forma parte de la realidad, la realidad de sus clientes y de las empresas en las que participan.
(2020, 29 de octubre). Transformação digital: a 4ª revolução industrial chega aos ecritórios de advocacia in https://eco.sapo.pt/opiniao/transformacao-digital-a-4a-revolucao-industrial-chega-aos-escritorios-de-advocacia/