Los abogados, tradicionalmente apasionados por la palabra "poder", deberán apasionarse también por los números: la productividad debe ser asumida plenamente como un elemento crucial por todo el equipo.
Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo. (William Edwards Deming).
En diciembre revisamos nuestros resultados. Hacemos una lista de lo que no hemos logrado y de lo que realmente queremos conseguir el próximo año. Al final del año, es imposible ignorar las cifras, y el sector legal no es una excepción: tanto en grandes firmas como en abogados que ejercen de forma independiente, es necesario analizar este año sin precedentes y extraer lecciones para prepararnos para 2021. Como en cualquier otro ámbito empresarial, las buenas prácticas de gestión son esenciales para garantizar la rentabilidad de los abogados.
En los despachos jurídicos, la rentabilidad se deriva de convertir el tiempo en dinero y es inseparable de la productividad del abogado, el indicador más relevante del desempeño de dicha actividad. ¿Qué métricas son importantes para analizar y medir la productividad en un despacho jurídico?
En primer lugar, la tasa de uso¿Cuántas horas de trabajo son efectivamente facturables a los clientes? Simplemente divida las horas trabajadas entre las horas facturables para obtener un porcentaje cercano al 100%. Esto no se cumplirá si el abogado dedica demasiado tiempo a tareas administrativas, por ejemplo.
Al dividir las horas de trabajo registradas y que probablemente se presentarán al cliente entre las horas realmente facturadas, obtenemos el tasa de realizaciónEsto puede verse afectado por problemas de precios y mitigado por la supresión de horas en la elaboración de tarifas, situaciones de trabajo duplicado o la insatisfacción del cliente con los resultados obtenidos.
En tercer lugar, el Tiempo promedio para recibir los pagosEste indicador tiene una doble función: primero, mide la productividad de los abogados en términos de eficiencia y eficacia, ya que el tiempo promedio de cobro es un indicador fiable de la satisfacción del cliente con los servicios prestados. Por otro lado, los saldos de cuentas por cobrar también pueden indicar una falta de coordinación en el equipo de facturación (discrepancias, ineficiencia en el proceso de facturación, etc.).
Estas métricas deben monitorearse durante todo el mes y analizarse mensual, trimestral y anualmente, ya sea de forma aislada o comparándolas con periodos homólogos, para identificar tendencias y patrones. Por lo tanto, es importante que la solución tecnológica permita generar informes sencillos y directos. De esta manera, será posible detectar las causas de la baja productividad: ¿qué deficiencias en los flujos de trabajo afectan la prestación de servicios al cliente? ¿Es la solución tecnológica actual adecuada para registrar las horas de trabajo y describir eficazmente las tareas realizadas?
Este modelo de gestión de despachos jurídicos representa un cambio radical hacia los estándares de la abogacía, pero es una herramienta poderosa para afrontar el contexto actual del mercado, presentar ventajas competitivas y garantizar una toma de decisiones informada (en cuanto a contratación de personal, fijación de precios, creación de departamentos, expansión geográfica, adquisición de equipos, etc.). La clave del cambio reside en un administrador dedicado a la gestión del despacho o en un abogado que asuma funciones directivas: al poder mantenerse al margen del ajetreo diario, puede analizar en qué punto se encuentra la consecución de sus objetivos y, en última instancia, de su estrategia. Así es como se logra que un despacho se rija por indicadores clave de rendimiento.
Los abogados, tradicionalmente apasionados por el poder, deberán apasionarse también por los números: la productividad debe ser considerada crucial por todo el equipo. Es fundamental que la organización, sea cual sea su tamaño, esté alineada con la estrategia, los objetivos, los indicadores de rendimiento y las métricas que se monitorizan en un panel de control: la verdadera herramienta de gestión y el punto de partida para la comunicación interna sobre este tema.
Tras un año marcado por el teletrabajo, es fundamental concienciar a los equipos de que la importancia que se le da a la medición del trabajo permite valorarlo adecuadamente y mantener la política de precios, en lugar de ser una mera medida de control. La satisfacción de los equipos, el reconocimiento a sus esfuerzos y el apoyo para superar las dificultades constituyen el entorno ideal para la estabilidad necesaria para la productividad.
El registro tradicional de horas trabaja para mucho más que facturar a los clientes: es una fuente de información que puede revelar las debilidades de la organización y servir como punto de partida para la mejora de procesos. Para aumentar la productividad, no es importante diseñar el plan de negocios perfecto para la oficina del futuro; el futuro ya está aquí, hoy, al comienzo de un año que se prevé difícil para las pequeñas y medianas empresas menos preparadas. Resulta aún más difícil para quienes no están acostumbrados a ser abogados, gerentes o estrategas. Incrementar las ganancias es mucho más importante que recortar costos, reducir los presupuestos de tecnología o los objetivos de capacitación; se trata de administrar bien el activo más valioso de un bufete de abogados: el tiempo de sus abogados.
(25 de enero de 2021). Medir a produtividade: os desafios na gestão da advocacia in https://jornaleconomico.sapo.pt/noticias/medir-a-produtividade-os-desafios-na-gestao-da-advocacia-691848